Rol

• Informatiespecialist 

Projectomschrijving

De Hogeschool Utrecht is een van de grootste onderwijsinstellingen in Nederland. Jaarlijks verwerkt Bureau Inschrijvingen meer dan een half miljoen documenten. Alles gaat door de scanner. De piek ligt in de zomermaanden wanneer 20 inhuurkrachten nodig zijn om die stapels papier zo effciënt mogelijk te verwerken.

De kleinste aanpassingen kunnen grote financiële voordelen hebben.

Taken

• Technisch beheer (3 scan stations)
• Gegevens beheer (DocuShare database)
• Organisatorisch beheer (scan team) 

Doorgevoerde verbeteringen

• Gescande studentnummers al op het scan-station vergelijken met de mogelijke studentennummers; ter plekke de mogelijkheid geven om te corrigeren voorkomt naderhand zoeken in grote stapels papier.
• Gescande gegevens in een automatische nacontrole vergelijken met de gegegevens in het inschrijfsysteem (Groningen)
  Tijdswinst van weken, aangezien de eind-inschrijfdatum voor bekostiging in steen gebeiteld staat konden zo nog foutieve inschrijvingen gecorrigeerd worden (opbrengst van € 6000 per student!)
• Management Rapportages uit de 2 (logisch gescheiden) Oraclesystemen samenvoegen in SharePoint overzichten.

Uitdaging:

De 2 gescheiden Oracle databases konden/mochten niet aan elkaar gekoppeld worden om Management Rapportages te maken.
Volgens systeembeheer was dit zelfs onmogelijk.

Aangezien op de werkstations wel 2 Client applicaties geinstalleerd zijn om deze databases te gebruiken was het technisch mogelijk om met VBscripts en ODBC de databases te benaderen alsof er een gebruiker aan het werk was.

Uiteindelijk programmeerde ik VB en MS-Access scripts om de 2 databases te benaderen, in MS-Access werden de Management Queries uitgevoerd. Resultaten werden naar SharePoint gepubliceerd.
Elke middag om 18:00 werd dit geautomatiseerd proces gestart. 's Ochtends om 8:00 hadden de afdelingsmedewerkers de beschikking over up-to-date Management Overzichten in SharePoint/Excel

Technologiën:

• Oracle DB
• Microsoft SharePoint
• Xerox DocuShare
• Kofax
• Microsoft Access
• VBscript